© Tomasz Smolarek. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i udostępnianie tylko za zgodą autora
ISBN 978-83-956467-5-1
UWAGA: NINIEJSZY DOKUMENT NIE JEST OPINIĄ PRAWNĄ ANI NIE STANOWI PORADY PRAWNEJ.
Na jakiej podstawie SJ przetwarzają dane osób wykluczonych?
Świadkowie Jehowy przetwarzają dane osobowe na podstawie dyrektywy RODO, artykuł 9, ustęp 2, litera d), który brzmi:
[zakaz przetwarzania danych wrażliwych, takich jak przekonania religijne nie obowiązuje jeżeli] przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą;
Powyższy zapis oznacza, że SJ mają prawo przetwarzać dane byłych członków tak długo, jak uznają za słuszne oraz nie ma prawnej możliwości zmuszenia ich do usunięcia własnych danych osobowych. SJ mają też prawo przetwarzać dane osobowe niezależnie od tego, czy dana osoba podpisała jakąkolwiek zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Analogicznie, wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie powoduje skutków prawnych, gdyż SJ mogą to robić na podstawie ustawy.
Kto dokładnie przetwarza dane osobowe u SJ?
Dane osobowe są gromadzone przez zbory oraz biuro oddziału. Poszczególne zbory w Polsce nie mają osobowości prawnej, zatem z prawnego punktu widzenia podmiotem przetwarzającym dane jest „Związek Wyznaniowy Świadkowie Jehowy w Polsce”, mający siedzibę w Nadarzynie przy ulicy Warszawskiej 14.
Z prawnego punktu widzenia starsi w zborach nie są funkcjonariuszami ani reprezentantami tej organizacji, jednak z ostrożności sami SJ uznają, że ich działania mogą być rozumiane jako działania całego związku wyznaniowego. Aby jednak nie być kiedykolwiek posądzonym o komunikowanie się z osobami, które nie mają prawa wypowiadania się w imieniu związku wyznaniowego, całą korespondencję należy kierować do Nadarzyna.
Jak może wyglądać pismo wysyłane do SJ?
Artykuł 15 RODO określa, że każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo dostępu do swoich danych. Aby jednak SJ zareagowali na wniosek, powinien mieć on określoną formę. Proponuję następującą:
„Na podstawie artykuł 15 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (w skrócie RODO) żądam przedstawienia mi następujących informacji:
- Czy związek wyznaniowy Świadkowie Jehowy w Polsce przetwarza moje dane osobowe?
- Jeżeli tak, to żądam podania:
- Jakie są cele przetwarzania?
- Jakie są kategorie przetwarzanych danych?
- Kim są odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione?
- Jaki jest okres przechowywania danych lub kryteria określenia tego okresu?
- Skąd związek wyznaniowy posiada moje dane?
- Czy moje dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz jakie zabezpieczenia są stosowane?
- Żądam dostarczenia kopii przetwarzanych danych”
Komu dostarczyć pismo?
Pismo należy dostarczyć związkowi wyznaniowemu, czyli najlepiej wysłać je listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres biura oddziału. Można je też wręczyć starszemu, jeśli się jest SJ, ale nie polecam tej formy. Starszy zapewne nie będzie chciał pokwitować odbioru pisma, zatem później nie będziemy w stanie udowodnić, że zażądaliśmy dostępu do naszych danych.
Można też wysłać pismo pocztą na adres starszego, ale zgodnie z tym co napisałem wyżej, starsi nie są przedstawicielami prawnymi związku wyznaniowego (UWAGA! Piszę o Polsce!) i mogą takie pismo zignorować.
Czy SJ mają prawo wymagać przesłania kserokopii dowodu osobistego?
Chcemy by nasze dane osobowe były bezpieczne. Dlatego cieszyć powinna informacja, że SJ oczekują przesłania kserokopii dowodu osobistego by móc sprawdzić czy osoba, która chce wglądu we wrażliwe dane osobowe jest tą, za którą się podaje. Gdyby w wyniku czyjegoś podstępu doszło do „wycieku” danych osobowych, SJ słusznie mogliby spodziewać ostrej krytyki. Prośba o przesłanie kopii dowodu jest próbą jak najlepszego chronienia danych osobowych. Należy się cieszyć że o to proszą.
Z drugiej strony RODO nie daje im prawa do dodatkowego potwierdzania tożsamości osoby wnioskującej. Wizerunek utrwalony w dowodzie osobistym jest daną, której posiadania SJ nie mają. Z pewnością w długim i kosztownym procesie osoba wnioskująca o dane osobowe wygrałaby batalię prawną.
Jeżeli ktoś zdecyduje się przesłać SJ kopię dowodu, to powinien zamazać PESEL, adres, o ile występuje na dowodzie, jego serię i numer oraz adres. Należy mieć świadomość, że kserokopia dowodu nie może posłużyć SJ w żadnym wypadku do działań niezgodnych z prawem. Po prostu w naszym systemie prawnym używa się oryginałów takich dokumentów.
Natomiast w sytuacji, gdy pismo odbiera od wnioskodawcy starszy zboru, jest on w stanie potwierdzić tożsamość osoby, więc SJ nie mają żadnego powodu by prosić o kopie dokumentu tożsamości.
Czy jakieś informacje na przekazywanych dokumentach mogą być zakryte?
Tak. RODO ustala, że prawo do uzyskania kopii danych osobowych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych. Oznacza to, że w pewnych sytuacjach SJ mają prawo ukryć informacje mogące posłużyć do ustalenia tożsamości osób trzecich.
Ile czasu SJ mają na odpowiedź?
Artykuł 12 ustęp 1 mówi:
Administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15–22. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy.
We wszystkich znanych mi przypadkach otrzymania danych osobowych procedura wyglądała następująco:
- Tuż przed upływem miesiąca od otrzymania żądania dostarczenia kopii danych SJ wysyłają informację, że „z uwagi na skomplikowany charakter żądania” termin będzie wydłużony o dwa miesiące
- Tuż przed upływem trzech miesięcy SJ dostarczają dane osobowe w wybranej przez wnioskującego formie.
Czy otrzymana kopia danych jest kompletna?
Należy zakładać, że tak. Nie ma żadnych podstaw by twierdzić że SJ usuwają zbędne dane osobowe dopiero w momencie gdy ktoś o nie poprosi. Nie ma podstaw by uważać, że SJ będą potrzebować innych danych niż dotyczące przyczyn wykluczenia – w przypadku wykluczonych, oraz innych niż bieżące dane – w przypadku aktualnych SJ.
Trudno też znaleźć sensowną ścieżkę prawną, która pozwoli nam stwierdzić czy SJ mają więcej danych niż mieć powinni.